Подходы к эффективной организации работы с документами

Новость в соцсетях
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Деловые документыДля эффективной организации работы с документами созданы специальные стандарты документационного обеспечения управления (далее ДОУ). Такие стандарты складывались довольно долго и отображают лучшие наработки практиков при работе с документами в самых разных организациях.

В любом крупном предприятии существует служба делопроизводства, которая использует в своей работе действующее законодательство и стандарты ДОУ. Однако все же существует несколько моментов, которые можно технически улучшить, чтобы работать с документами стало намного проще, и при этом не нарушать предписаний законодательства и вышеупомянутых стандартов.

Многие службы делопроизводства успешно используют инновационные технологии, поэтому система электронного документооборота стала привычным делом, которое имеет множество плюсов.

Как правило, все документы оформляются согласно определенному стандарту и имеют определенный набор реквизитов. Качество составленного документа как раз оценивается по правильности указания всех реквизитов и по соблюдению стандарта, который принят на предприятии.

Чтобы успешно использовать определенный стандарт документа, можно заранее заготовить шаблон, например, с помощью Docsvision. Такое решение принесет множество плюсов: наличие шаблона, например, на корпоративном сервере поможет намного сократить время при составлении различных писем, отчетов, служебных записок, ведь образец всегда наготове. Просто заполнять готовые шаблоны намного быстрее, чем выполнять всю работу. А еще, если изменятся определенные подходы к составлению документов, то достаточно внести изменения лишь в шаблон, и все последующие работы будут составлены правильно.

Также с помощью технологий удобно вести учет документов, это возможно сделать по таким критериям: адресат, характер вопроса и т.п. При этом номера будут проставляться в автоматизированном режиме, что, несомненно, позволит избежать ошибок, которые возникают при обычной, «журнальной» регистрации. Возможно создавать специальные электронные карточки, которые будут содержать не только номер входящей или исходящей документации, номера отделов и характер вопросов, автора или дату создания. Такая структуризация поможет поиску документа и упростит их дальнейшее хранение. Практика показывает, что с помощью новых технологий можно значительно повысить эффективность работы.